Fähigkeiten erstellen & verwalten

Fähigkeiten sind wiederverwendbare Anweisungen, die Notion AI beibringen, wie eine bestimmte Art von Arbeit erledigt wird. Sie werden als Notion-Seiten geschrieben und gepflegt. Du kannst jede Seite als Fähigkeit markieren und sie bei Bedarf mit Notion Agent ausführen.

• Verwende Fähigkeiten für wiederholbare Aufgaben wie „Korrekturlesen“, „Erklären“ oder „Neu formatieren“.

• Fähigkeiten sind Seiten, die du wie jede andere Seite in Notion organisieren und teilen kannst.

• Notion Agent kann deine Fähigkeiten auch selbstständig verwenden, wenn sie für deine Anfrage relevant sind, sodass du sie nicht immer selbst ausführen musst.

• Du findest und verwaltest alle deine Fähigkeiten im Fähigkeiten-Tab deiner Bibliothek.

• Du kannst eine Fähigkeit auch auf einen lokalen Agent herunterladen, damit dieselben Schritte außerhalb von Notion funktionieren.

Wenn du Text auf einer Seite markierst, enthält das Textauswahlmenü integrierte Fähigkeiten wie Schreibstil verbessern, Korrekturlesen, Erklären und Neu formatieren. Jede Fähigkeit, die du oder dein Team erstellt hast, kann dem Menü hinzugefügt werden, um die Standardeinstellungen zu ersetzen oder zu ergänzen.

Fähigkeiten sind eine von wenigen Möglichkeiten, mit KI in Notion zu arbeiten. So schneidet jede im Vergleich ab:

Verwende eine Fähigkeit, wenn deine Aufgabe folgende Merkmale aufweist:

• Wiederholbar: Du oder dein Team erledigt diese Aufgabe häufig.

• Kontextbezogen: Sie soll auf eine bestimmte Auswahl oder Seite angewendet werden.

• Konsistent: Du möchtest jedes Mal dieselbe Struktur oder Qualität.

Als einfache Faustregel gilt: Wenn du denselben Befehl / Prompt zweimal kopieren und einfügen würdest, ist er ein guter Kandidat für eine Fähigkeit.

• Neuformulieren für Führungskräfte (Ton, Länge, Format)

• Umwandlung von Meeting-Notizen in Aktionselemente oder eine zusammenfassende E-Mail.

• Umwandlung von Entwürfen in eine bestimmte Vorlage (FAQs, PRD-Zusammenfassung, Spezifikationsentwurf).

• Standardisierung der Formatierung aller Dokumente (Aufzählungspunkte, Überschrift, Stil).

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Bibliothek und öffne den Fähigkeiten-Tab.

2. Wähle + Hinzufügen zu Fähigkeit aus.

3. Erstelle eine neue Seite für eine Fähigkeit.

Wähle auf einer beliebigen Seite oben ••• aus und klicke dann auf Als Fähigkeit verwenden.

Du kannst Notion Agent auch bitten, eine Seite für dich als Fähigkeit zu markieren. Fähigkeitsseiten zeigen oben ein Banner an, damit du sie von normalen Seiten unterscheiden kannst.

Du kannst Fähigkeiten automatisch oder über den Editor ausführen, indem du Text markierst, mit der Maus über einen Block fährst oder / neben einem Inhalt eingibst.

Gib im Chat mit Notion Agent / ein, um ein Menü aller von dir hinzugefügten Fähigkeiten zu sehen, oder gib / gefolgt vom Namen der Fähigkeit ein, um eine direkt auszuführen.

Notion Agent kann deine Fähigkeiten verwenden, ohne dass du sie beim Namen nennst. Beschreibe, was du benötigst, und wenn eine Fähigkeit gut passt, kann Notion Agent sie automatisch verwenden. So funktioniert es:

• Die automatische Verwendung ist standardmäßig aktiviert, sodass Notion Agent eine Fähigkeit verwenden kann, sobald sie bereit ist.

  • Wenn du möchtest, dass eine Fähigkeit nur ausgeführt wird, wenn du darum bittest, deaktiviere den Schalter neben Automatisch verwenden, entweder im Tab Fähigkeiten deiner Bibliothek oder auf der Fähigkeitsseite.

• Eine Fähigkeit benötigt eine Beschreibung, um automatisch ausgeführt zu werden, und nur Fähigkeiten, die sich in einer Fähigkeitsdatenbank befinden, haben eine solche. Wenn deine Fähigkeit eine eigenständige Seite ist, füge sie zuerst einer Fähigkeitsdatenbank hinzu. Erfahre unten mehr über Fähigkeitsdatenbanken.

• Notion Agent liest die Beschreibung, um zu entscheiden, ob die Fähigkeit gut passt. Halte sie daher klar und spezifisch.

Wähle einen Textabschnitt und dann eine Fähigkeit aus dem Textauswahlmenü aus.

Nur Fähigkeiten, bei denen die Option Zum Texteditor-Menü hinzufügen aktiviert ist, erscheinen in diesen Menüs. Du kannst dies über den Tab Fähigkeiten in deiner Bibliothek verwalten. Deine benutzerdefinierten Fähigkeiten erscheinen zuerst, gefolgt von den integrierten Standardeinstellungen: Schreiben verbessern, Korrekturlesen, Erklären und Neu formatieren.

Im Slash-Menü:

• Gib /skill neben Inhalt ein, um deine verfügbaren Fähigkeiten zu durchsuchen. Das Slash-Menü zeigt Fähigkeiten nur an, wenn sich Inhalt in der Zeile befindet, da eine Fähigkeit etwas benötigt, auf das sie angewendet werden kann.

• Im Chat mit Notion Agent kannst du auch / gefolgt vom Namen der Fähigkeit eingeben, um direkt zu einer bestimmten Fähigkeit zu gelangen. Dieses Tastaturkürzel funktioniert auf einer Seite nur, wenn sich Inhalt daneben befindet.

Im Block-Menü:

• Klicke auf das ⁚⁚-Symbol, das erscheint, wenn du mit der Maus über einen Block fährst, um das Blockmenü zu öffnen.

• Wähle Fähigkeiten aus.

• Wähle eine Fähigkeit aus, um sie auf diesen Block anzuwenden.

Fähigkeiten sind verfügbar für Text, Überschriften (H1, H2, H3), Zitat, Hervorhebung, Aufzählung, nummerierte Liste, To-do, Aufklappen, Bild und synchronisierte Blöcke. Fähigkeiten erscheinen nicht bei leeren Blöcken oder Blocktypen, die nicht in dieser Liste aufgeführt sind. Wenn du eine Fähigkeit auf einen Block anwendest, der verschachtelte Inhalte enthält, umfasst die Fähigkeit auch diese verschachtelten Inhalte.

Eine Fähigkeiten-Datenbank bietet deinem Team einen zentralen Ort, um gemeinsam Fähigkeiten zu erstellen und zu verwalten. Jede Seite, die du darin erstellst, wird automatisch zu einer Fähigkeit, und jede Fähigkeit erhält eine Beschreibungseigenschaft. Notion Agent liest diese Beschreibung, um zu entscheiden, wann die Fähigkeit eigenständig verwendet werden soll.

In der Datenbank verwaltest du Fähigkeiten. In deiner Bibliothek findest du sie.

In einer Fähigkeiten-Datenbank hältst du die Fähigkeiten übersichtlich an einem Ort, schreibst jede Beschreibung, hängst die für eine Fähigkeit benötigten Dateien an, wählst aus, wer sie sehen oder bearbeiten darf, und hältst die Qualität aufrecht, während sich die Arbeit ändert. Der Seitenverlauf, Freigabeeinstellungen und Datenbankeigenschaften machen es schwieriger, eine Fähigkeit versehentlich zu ändern, und erleichtern es, zu erkennen, auf welche Fähigkeiten dein Team am meisten angewiesen ist.

Deine Bibliothek bezieht die Fähigkeiten aus den Datenbanken und Seiten, die mit dir geteilt wurden, sodass Personen eine Fähigkeit finden und anfangen, sie zu nutzen.

Eine Fähigkeiten-Datenbank funktioniert wie jede andere Notion-Datenbank, mit ein paar Eigenschaften, die bereits für dich eingerichtet sind:

• Beschreibung gibt an, was die Fähigkeit bewirkt und wann sie einzusetzen ist. Notion Agent liest sie, um zu entscheiden, wann die Fähigkeit passt.

• Dateien enthält unterstützendes Material wie Beispiele, Referenzdokumente, Bilder, Datendateien oder Skripte.

Du kannst beliebige weitere Eigenschaften hinzufügen, die deinem Team wichtig sind, wie Besitzer-/in(nen) (z. B. Workspace)
Inhaber/-in(nen) (z. B. Organisation), um anzuzeigen, wer eine Fähigkeit aktuell hält, oder Status, um anzuzeigen, welche Fähigkeiten einsatzbereit sind.

• Erstelle eine neue Seite, wähle Datenbank und dann Fähigkeiten (oder Datenbank - Inline → Fähigkeiten).

• Oder wähle + neben einem Teamspace-Namen und wähle dieselbe Option.

Wenn du sie in einem Teamspace erstellst, kann dein Team sofort darauf zugreifen, sodass du sie später nicht verschieben oder den Zugriff ändern musst.

1. Öffne die Datenbank und wähle ••• → Weitere Einstellungen.

2. Wähle In Fähigkeiten-Datenbank umwandeln.

Dies fügt der Datenbank die Eigenschaften Beschreibung, Dateien und Tags hinzu. Von da an wird jede darin erstellte Seite zu einer Fähigkeit. Dies funktioniert am besten, wenn die Seiten in der Datenbank bereits erklären, wie eine Aufgabe erledigt werden sollte, wie z. B. eine Sammlung von Playbooks oder Anleitungen.

Wenn du bereits eine Seite hast, die erklärt, wie eine wiederholbare Aufgabe erledigt wird, verschiebe sie in eine Fähigkeiten-Datenbank. Die Seite wird zu einer Fähigkeit und übernimmt die Fähigkeitseigenschaften, einschließlich Beschreibung.

1. Öffne die Seite und wähle ••• → Verschieben nach.

2. Wähle deine Fähigkeiten-Datenbank aus.

3. Füge eine klare Beschreibung hinzu, damit der Notion-Agent weiß, wann er sie verwenden soll.

Eine Fähigkeit bearbeiten

Du kannst eine Fähigkeit über das Textauswahlmenü oder das Blockmenü bearbeiten.

Um den Inhalt einer Fähigkeit über das Textauswahlmenü zu bearbeiten, bewege den Mauszeiger über den Namen der Fähigkeit und wähle das Stiftsymbol aus. Du kannst auch die Seite einer Fähigkeit aus der Fähigkeiten-Datenbank öffnen, um sie zu bearbeiten.

Fähigkeiten aus deiner Bibliothek verwalten

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Bibliothek und öffne den Tab Fähigkeiten.

2. Von dort aus kannst du deine vorhandenen Fähigkeiten anzeigen, neue Fähigkeiten hinzufügen und jede Fähigkeitsseite öffnen, um sie zu bearbeiten.

3. Um auszuwählen, welche Fähigkeiten im Texteditor, im Slash-Menü und im Blockmenü erscheinen sollen, wähle

   Zum Texteditor-Menü hinzufügen oder Aus dem Texteditor-Menü entfernen neben der jeweiligen Skill-Seite.

Fähigkeiten in deinem Texteditor verwalten

Markiere einen beliebigen Text und wähle dann Fähigkeiten verwalten neben deinen Fähigkeiten im Menü aus.

• Der Discover-Tab der Library zeigt Fähigkeitsseiten, die andere mit dir geteilt haben, sodass du durchstöbern kannst, was dein Team erstellt hat.

• Eine gefunden, die du haben möchtest? Wähle Enable for me, um sie zu deinen eigenen Fähigkeiten hinzuzufügen. Du siehst eine Bestätigung, sobald sie hinzugefügt wurde.

Da Fähigkeiten Seiten sind, funktioniert das Teilen genauso wie bei jeder anderen Seite in Notion.

• Wenn du eine Fähigkeit mit jemandem teilst, kann diese Person diese Fähigkeit ausführen, sobald sie Zugriff auf die Fähigkeiten-Seite hat.

• Wenn andere die Fähigkeitsseite bearbeiten können, ändern ihre Änderungen die Fähigkeit.

• Sieh dir die von dir erstellten Fähigkeiten, die mit dir geteilten Fähigkeiten und die Fähigkeiten in deinem Workspace an, indem du in deiner Seitenleiste auf Library gehst und den Skills-Tab öffnest.

• Geteilte Fähigkeitsseiten verhalten sich wie normale Seiten, daher erscheinen sie auch unter Geteilt in deiner Bibliothek.

• Teile eine einzelne Fähigkeitsseite, wenn nur einige Personen diesen einen Workflow benötigen. Teile die gesamte Fähigkeiten-Datenbank, wenn dein Team Zugriff auf jede darin enthaltene Fähigkeit erhalten soll.

• Jeder mit Bearbeitungszugriff kann eine geteilte Fähigkeit für alle Benutzer ändern. Wähle Editoren also mit Bedacht aus. Der Seitenverlauf zeigt an, was geändert wurde, falls du Änderungen rückgängig machen musst.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Fähigkeit zu entfernen, je nachdem, was du möchtest:

• Fähigkeit vollständig löschen: Eine Fähigkeit ist nur eine Seite, daher kannst du sie wie jede andere Seite in den Papierkorb verschieben. Das funktioniert auch für Fähigkeitsseiten innerhalb einer Fähigkeits-Datenbank. Bedenke, dass das Löschen der Seite die Fähigkeit für alle entfernt.

• Eine von dir hinzugefügte Fähigkeit entfernen: Wenn du eine Fähigkeit über den Discover-Tab hinzugefügt hast und sie nicht mehr möchtest, kannst du sie im Skills-Tab deiner Library deaktivieren. Dies entfernt die Fähigkeit nur für deinen Agenten. Sie bleibt für alle anderen verfügbar.

• Fähigkeitsseite wieder in eine normale Seite umwandeln: Wähle ••• oben auf der Seite → Use with AI und deaktiviere dann Use as AI skill. Die Seite und ihr Inhalt bleiben genau dort, wo sie sind. Sie ist dann einfach keine Fähigkeit mehr.

Behalte die Fähigkeitsseite in Notion und sende eine Kopie an einen lokalen Agenten wie Claude Code, Codex, Cursor, Gemini oder Grok. Die Anweisungen, Referenzen und Formate werden mit übertragen.

So lädst du eine Fähigkeit auf deinen lokalen Agenten herunter:

1. Öffnen Sie die Fähigkeitsseite in Notion.

2. Wähle ••• oben auf der Seite aus.

3. Wähle Herunterladen auf lokale Agenten aus.

4. Wähle, wohin die Fähigkeit gesendet werden soll.

Notion speichert die Fähigkeit als SKILL.md-Datei, zusammen mit allen an die Fähigkeit angehängten Dateien, die für die Freigabe zugelassen sind. Dein lokaler Agent liest diese Datei auf dieselbe Weise, wie er seine eigenen Anweisungen liest, sodass du die gleichen Ergebnisse erhältst wie in Notion. Wenn sich eine Fähigkeit in Notion ändert, wird die heruntergeladene Fähigkeit mit einem Badge versehen, damit du weißt, dass du die neueste Version für deine lokale Umgebung herunterladen musst.

• Nutze deinen Notion Agent, um beim Brainstorming oder Schreiben von Fähigkeiten zu helfen.

• Beginne mit einem gängigen Workflow, den du wöchentlich ausführst, z. B. Umschreiben, Rekapitulieren, Zusammenfassen oder Formatieren.

• Schreibe deine Fähigkeit wie einen aussagekräftigen Prompt, einschließlich des Ziels, der Eingaben, der Einschränkungen und des gewünschten Ausgabeformats.

• Formuliere die Anforderungen an die Ausgabe explizit, z. B. „Gib 5 Aufzählungspunkte zurück“ oder „Füge Risiken und die nächsten Schritte hinzu“.

• Halte die Fähigkeitsseite kurz und verweise bei Bedarf auf längere Referenzen mittels /link.

• Passe die Fähigkeitsseite im Laufe der Zeit an, indem du sie aktualisierst, sobald du herausgefunden hast, was am besten funktioniert.

• Gib jeder Fähigkeit eine klare Beschreibung, was sie tut und wann sie verwendet werden sollte. Dies hilft Notion Agent dabei, die richtige Fähigkeit selbstständig auszuwählen.

• Wenn dein Team ebenfalls mit lokalen Agenten arbeitet, halte die Fähigkeitsseite in Notion auf dem neuesten Stand und lade sie nach Änderungen erneut herunter.

• Weise jeder geteilten Fähigkeit einen Besitzer-/in(nen) (z. B. Workspace)
  Inhaber/-in(nen) (z. B. Organisation) zu, damit eine Person sie auf dem neuesten Stand hält, wenn sich die Prozesse deines Teams ändern.