Arkistoi sivuja

Tässä ohjeasiakirjassa

Notionilla voit arkistoida sivuja sen sijaan, että poistaisit ne. Jos tarvitset niitä myöhemmin, ne on helppo palauttaa.

Arkistoinnin avulla voit poistaa sisältöä käytöstä poistamatta sitä. Arkistoi sivut, kun sisältö on vanhentunutta tai ei enää hyödyllistä, mutta haluat silti säilyttää kontekstin, historian ja linkit.

Arkistointi eroaa poistamisesta – arkistoidut sivut ovat edelleen käytettävissä.

Arkisto on tällä hetkellä beta-vaiheessa ja sopimuksesi ehtojen alainen. Arkisto on käytettävissä vain Business- ja Enterprise-sopimusten käyttäjille.

Mitä tapahtuu, kun sivu arkistoidaan?

Kun arkistoit sivun:

Näet sivun yläreunassa keltaisen Arkistoitu -bannerin.
Jos arkistoit pääsivun, kaikki alasivut arkistoidaan automaattisesti.
Sivujen nimen perässä näkyy arkistokuvake 🗄️.
Jos arkistoit sivun tietokannassa, sisältö suodatetaan pois näkymästä.
- Arkistoituja sivuja voi katsella siirtymällä tietokannan näkymään Asetukset → Näytä arkistoidut sivut.
Oletusarvoisesti arkistoidut sivut ovat piilotettuja Hausta.
- Voit etsiä arkistoitua sisältöä avaamalla Haun, napsauttamalla + Suodatin → Sisällön tila → ja valitsemalla haluamasi asetuksen.

Kuka tahansa, jolla on sivun muokkausoikeus, voi arkistoida tai palauttaa sen arkistosta.

Sivujen arkistoiminen

Avaa sivu, jonka haluat arkistoida:

Napsauta sivun oikeassa yläkulmassa olevaa •••-kuvaketta.
Valitse Arkistoi.
Sivun yläreunaan ilmestyy keltainen banneri. Siinä näkyy nimesi ja arkistointipäivämäärä.

Voit palauttaa sivun arkistosta avaamalla sivun ja napsauttamalla sivun yläreunassa olevassa bannerissa Palauta arkistosta.

Milloin arkistoida ja milloin poistaa

Arkistoi sisältö, kun:
- Sisältö ei ole enää ajankohtaista, mutta sen sisältämiin tietoihin saatetaan tarvita viittauksia tulevaisuudessa
Poista sisältö, kun:
- Sivu on täysin tarpeeton (testisivut, kopiot jne.)
- Haluat sen poistettavan työtilasta kokonaan

Lue lisää sisällön poistamisesta ja palauttamisesta → Poista ja palauta sisältö

Paikat, joissa voit tarkastella arkistoitua sisältöä

Kirjasto
Haku
Tietokannat: Asetukset → Näytä arkistoidut sivut
Vain Enterprise-sopimukset: Työtilan ylläpitäjät voivat tarkastella arkistoitua sisältöä kohdassa Sisältöhaku → Näytä arkistosisältö

Usein kysytyt kysymykset

Rikkooko sivun arkistointi linkkejä työtilassa?

Ei, olemassa olevat linkit arkistoituihin sivuihin toimivat edelleen.

Voivatko ihmiset yhä saada käyttöoikeuden arkistoituun sisältöön?

Kyllä. Arkistoituja sivuja voi käyttää Haussa, kirjastossa ja tietokannan asetuksissa.

Voit etsiä arkistoitua sisältöä avaamalla Haun, napsauttamalla + Suodatin → Sisällön tila → valitsemalla haluamasi asetuksen.

Onko olemassa keskitetty paikka, josta näen kaiken arkistoidun sisällön?

Jos työtilasi on Enterprise-sopimus, työtilan ylläpitäjät voivat tarkastella arkistoitua sisältöä kohdassa Sisältöhaku → Näytä arkistosisältö. Muussa tapauksessa arkistoitu sisältö löytyy Haussa, kirjastossa ja tietokannan asetuksissa.