การเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

การเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายช่วยให้องค์กรของคุณเก็บรักษาเอกสารสำคัญที่อาจจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย

ให้คิดว่ามันเหมือนกับการกดปุ่ม 'หยุดชั่วคราว'—เจ้าขององค์กรสามารถเพิ่มผู้ใช้เข้ารายการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายและเก็บรักษาเอกสารทั้งหมดที่พวกเขาได้สร้าง แก้ไข หรือดูไว้ได้

การเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายช่วยให้คุณ:

• เก็บรักษาเอกสารที่อาจจำเป็นสำหรับเรื่องทางกฎหมาย

• ป้องกันการลบไฟล์สำคัญโดยไม่ตั้งใจ

• รักษาความสมบูรณ์ของเอกสารระหว่างการดำเนินการทางกฎหมาย

ในฐานะเจ้าขององค์กร ให้เข้าถึง คอนโซลผู้ดูแล และเริ่มการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คุณสามารถทำได้โดยคลิกชื่อพื้นที่ทำงานของคุณในแถบด้านข้าง → จัดการองค์กร

2. ภายใต้ ข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ให้เลือก การเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

3. คลิก สร้างการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

   • ตั้งชื่อและคำอธิบายสำหรับการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายนี้

   • เพิ่มผู้ใช้เข้ารายการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย คุณสามารถเลือกเจ้าของพื้นที่ทำงาน สมาชิก และผู้ใช้ชั่วคราวได้ และผู้ใช้ที่ถูกลบออกหลังจากวันที่ 1 สิงหาคม 2024 ก็สามารถเพิ่มได้เช่นกัน

   • เลือกขอบเขตของการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายตามการดำเนินการของผู้ใช้:

     • ดู แก้ไข และสร้าง

     • แก้ไข และสร้าง

     • สร้างเท่านั้น

4. คลิก สร้างการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

เมื่อสร้างการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูหรือส่งออกเอกสารที่ถูกเก็บรักษาไว้:

1. คุณสามารถทำได้โดยคลิกชื่อพื้นที่ทำงานของคุณในแถบด้านข้าง → จัดการองค์กร

2. ภายใต้ ข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ให้เลือก การเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

3. เลือกรายการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายที่คุณต้องการส่งออก

4. ภายใต้ เรียกดูเนื้อหา ให้เลือก ส่งออกการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

5. เลือกว่าคุณต้องการส่งออกเนื้อหาหน้าเว็บเป็นไฟล์ PDF หรือส่งออกข้อมูลเมตาของหน้าเว็บเป็นไฟล์ CSV หรือทั้งสองอย่าง

6. สำหรับไฟล์ CSV ข้อมูลเมตาของหน้าเว็บ คุณจะได้รับลิงก์ทางอีเมลเมื่อการส่งออกพร้อมใช้งาน

7. สำหรับไฟล์ PDF เนื้อหาหน้า ให้ไปที่ ส่งออก และเลือกไอคอนดาวน์โหลดเมื่อการส่งออกประมวลผลเสร็จสิ้น การส่งออกเหล่านี้จะมีอายุการใช้งาน 30 วัน

ในฐานะเจ้าขององค์กร ให้เข้าถึง คอนโซลผู้ดูแล เพื่อดู แก้ไข และปลดการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คุณสามารถทำได้โดยคลิกชื่อพื้นที่ทำงานของคุณในแถบด้านข้าง → จัดการองค์กร

2. ภายใต้ ข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ให้เลือก การเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

3. คุณจะเห็นรายการการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายทั้งหมดของคุณ

จากมุมมองนี้ คุณสามารถ:

• ดูและแก้ไขรายละเอียดของการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

• เรียกดูและส่งออกเนื้อหาที่ถูกเก็บรักษาไว้

• ปลดการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย ซึ่งจะนำผู้ใช้ออกจากรายการนี้และเปิดใช้งานการตั้งค่าการเก็บรักษาสำหรับหน้าที่ถูกเก็บรักษาไว้

หากทีมของคุณต้องจัดการกับบล็อคจำนวนมาก คุณสามารถสร้าง อัปเดต และปลดบล็อคเหล่านั้นด้วยโค้ดแทนการทำด้วยตนเองได้ บล็อคที่สร้างด้วยวิธีนี้จะทำงานเหมือนกับบล็อคที่สร้างในการตั้งค่าองค์กรทุกประการ และจะปรากฏในลิสต์เดียวกัน

ในการใช้งาน เจ้าขององค์กรจะต้องตั้งค่าบอทผู้ดูแลและโทเค็นในการตั้งค่าองค์กรของคุณก่อน ดู API ผู้ดูแลสำหรับองค์กร Enterprise เพื่อเริ่มต้นใช้งาน หรือ ข้อมูลอ้างอิงผู้ดูแล API สำหรับรายละเอียดของปลายทาง