依法保留措施

法務保存讓您的組織保留可能用於法律用途的重要文件。

您可以將其視為按下「暫停」按鈕——工作空間擁有者可以將某個使用者置入法務保存，並保留該使用者建立、編輯或檢視過的所有文件。

法務保存有助於您：

• 保留法律事務可能需要的文件。

• 防止意外刪除重要檔案。

• 在法律訴訟期間維護文件完整性。

身為工作空間擁有者，請存取 管理員主控台 並依照下列步驟開始法務保存：

1. 您可以點擊側邊欄中的工作空間名稱 → 管理組織 來執行此操作。

2. 在 資料與合規性 下，選擇 法務保存。

3. 點擊 建立法務保存。

   • 為該法務保存命名並提供說明。

   • 將使用者新增至法務保存。您可以選擇工作空間擁有者、成員和訪客。2024 年 8 月 1 日之後移除的任何使用者也可以新增至法務保存中。

   • 根據使用者的動作選擇法務保存的範圍：

     • 已查看、已編輯並已建立

     • 已編輯並已建立

     • 僅建立

4. 點擊 建立法務保存。

建立法務保存後，請按照下列步驟檢視或匯出已保存的文件：

1. 您可以點擊側邊欄中的工作空間名稱 → 管理組織 來執行此操作。

2. 在 資料與合規性 下，選擇 法務保存。

3. 選擇您要匯出的法務保存。

4. 在 瀏覽內容 下，選擇 匯出法務保存。

5. 請選擇您想要將頁面內容匯出為 PDF，還是將頁面中繼資料匯出為 CSV，或是兩者皆要。

6. 若選擇頁面中繼資料 CSV，匯出準備就緒後，系統會寄送電子郵件連結給您。

7. 若選擇頁面內容 PDF，請前往 匯出，並在匯出處理完成後選取下載圖示。這些匯出檔案的有效期限為 30 天。

身為工作空間擁有者，請依照下列步驟存取 管理員主控台 以檢視、編輯及解除法務保存：

1. 您可以點擊側邊欄中的工作空間名稱 → 管理組織 來執行此操作。

2. 在 資料與合規性 下，選擇 法務保存。

3. 您將會看到所有法務保存的清單。

在此檢視畫面中，您可以：

• 檢視並編輯法務保存的詳細資料。

• 瀏覽並匯出已保存的內容。

• 解除法務保存，這會將使用者從此保存中移除，並重新啟用受保存頁面的保留設定。

如果您的團隊需要處理大量的法務保存，您可以透過程式碼來建立、更新和解除這些法務保存，而無需手動操作。以這種方式建立的法務保存與在組織設定中建立的法務保存運作方式完全相同，且會顯示在同一個列表中。

若要使用此功能，組織擁有者需先在您的組織設定中設定管理員機器人和權杖。請參閱企業版組織的管理員 API以開始使用，或參閱管理員 API 參考以取得端點詳細資訊。